Tratamiento de información

Política de Tratamiento de Información Confidencial contenida en base de datos.

SERVIPARAMO SAS, sociedad comercial constituida bajo las leyes de la república de Colombia, en aras a desarrollar el derecho fundamental contenido en el artículo 15 de la
Constitución Política, en virtud del cual “todas las personas tienen derecho a su intimidad personal, familiar y a su buen nombre y el estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De
igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que hayan recogido sobre ellas en los bancos de datos y en archivos de entidades públicas y
privadas.” De igual forma, obedeciendo las instrucciones proveídas en la ley estatutaria 1581 de 2012, procede a comunicar la política de tratamiento de información confidencial
comunicada por nuestros proveedores y clientes la cual se rige por los preceptos constitucionales, legales vigentes y las siguientes cláusulas.
1.- Conductas Inequívocas de Aceptación Manejo de Información: El titular otorga autorización incondicional e irrevocable a SERVIPARAMO para el tratamiento,
recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información confidencial personal o de la sociedad comercial que represente cuando sea transmitida vía correo
electrónico, correo postal, diligenciamiento de formularios físicos o virtuales en la página de internet www.serviparamo.com.co y/o entregue documentos personales,
comerciales, contables, financieros, técnicos a cualquier representante de SERVIPARAMO SA. Esa información será tratada y almacenada conforme a la política de
tratamiento de información confidencial de SERVIPARAMO SAS.
2.- Responsable del Manejo de Información: SERVIPARAMO SAS (en adelante SERVIPARAMO) sociedad comercial constituida bajo las leyes de la república de
Colombia, identificada con NIT 890116102-1, con domicilio principal en la ciudad de Barranquilla – Colombia en la Vía 40 # 75 – 95, teléfono: (+57-5) 3160889, 01
8000115030, correo electrónico de notificación judicial:
notificaciones@serviparamo.com.co será responsable del manejo de la información confidencial revelada por el titular.
3.- Definiciones: Para los efectos e interpretación de esta política se aplicarán las definiciones contenidas en la ley estatutaria 1581 de 2012.
4. Modos De Obtención De Información Por Parte Del Titular: SERVIPARAMO obtiene datos personales en las siguientes actividades, sin que la siguiente lista sea excluyente:
 Captación de datos a través de la línea de servicio al cliente
 Captación información de proveedores
 Cobro de cartera de clientes en sus unidades de negocios
 Captación información a través de la página web
 Información de nómina y manejo de personal
 Ejecución de contratos
 Ferias y congresos
Durante la ejecución de estas actividades o de otras donde se presente la captación de datos personales, el reporte, divulgación, uso, consulta, eliminación o supresión, reenvío,
transferencia, transmisión, administración, acceso, conservación, almacenamiento, archivo, análisis, copia, procesamiento, e inclusión de dichos datos personales dentro de
las bases de datos en su servidor o en el de un tercero tanto en Colombia como en el exterior SERVIPARAMO deberá acatar lo dispuesto en la Constitución Política de
Colombia, en la ley estatutaria 1581 de 2012 y en el decreto reglamentario 1377 de 2013. Por lo tanto, obtendrá previamente autorización del titular. SERVIPARAMO usará la
información captada para la ejecución de su objeto social y además para realizar las siguientes actividades sin que su enunciación tenga el carácter de restrictivo:
 Atención a requerimiento de autoridades
 Registro de clientes
 Análisis de riesgo crediticio, estudios de seguridad de clientes, proveedores y usuarios
 Cumplimiento de contratos
 Envío de correspondencia, correos electrónicos, contacto telefónico con sus clientes, proveedores , trabajadores y usuarios
 Selección de personal
 Consulta y reporte a centrales de riesgo crediticio legalmente constituidas en Colombia
 Gestión de Cobranza

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN CONFIDENCIAL CONTENIDA EN BASES DE DATOS
5. Vigencia de las Bases de Datos:
Las bases de datos serán vigentes mientras la sociedad comercial SERVIPARAMO SAS esté vigente.
6. Derechos de los Titulares de las Bases de Datos:
Los titulares de las bases de datos tendrán los derechos contenidos en la Constitución Política de Colombia, y la legislación colombiana vigente. En aplicación de los términos de
la ley, SERVIPARAMO asume el papel de responsable del tratamiento de bases de datos cuando recolecte, almacene, use, circule, suprima, o transfiera datos de los titulares en
alguna de sus actividades de la compañía, ya sea por si misma o a través de terceros. Los derechos que le asisten a los titulares son:
 Conocer, actualizar, modificar, corregir, suprimir sus datos personales frente a los responsables del tratamiento. Este derecho se circunscribe solamente frente a
datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento no haya sido autorizado.
 Solicitar prueba de autorización de uso de datos.
 Ser informado del uso de sus datos personales.
 Presentar conforme a la Ley las quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley vigente que regule el tratamiento de información personal en bases de datos.
 Revocar la autorización.
 Acceder de forma gratuita a sus datos personales.
7. Tratamiento de Datos Sensibles y Datos Personales de Niños y Adolescentes:
SERVIPARMO no recaudará datos relacionados con niños y/o adolescentes. Los datos sensibles recaudados de sus empleados se harán con fines únicos y exclusivos del
manejo de la relación laboral con la compañía y para dar cumplimiento a las obligaciones legales, contractuales y convencionales laborales, de seguridad social y/o de salud
ocupacional en vigencia y/o finalización de la misma. Dichos datos son manejados por el área de gestión humana de SERVIPARAMO.
8. Atención de Consultas, Solicitudes y Reclamos:
SERVIPARAMO permitirá el acceso gratuito al titular de los datos a su información cuando así lo requiera para realizar consultas, así como para garantizar el derecho de los
titulares a presentar reclamos y solicitudes de corrección, actualización o supresión de datos. SERVIPARAMO también permitirá el acceso de las siguientes personas:
 Titular del dato
 Causahabientes del titular del dato
 Entidades públicas y/o administrativas
 Por orden judicial o de tercero autorizados por el titular o la ley
 Por estipulación a favor de otro
SERVIPARAMO permitirá las consultas, solicitudes y reclamos por medio escrito en la dirección de notificación judicial en la VIA 40 # 75 – 95 en la ciudad de Barranquilla,
teléfono: 018000115030, correo electrónico de notificación judicial:
notificaciones@serviparamo.com.co , y enviar la petición, queja o reclamo las cuales serán contestadas dentro de un período de 10 días hábiles, conforme a lo previsto en el artículo 14 de la ley 1581 de 2012. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular del dato tenga un deber legal o contractual de permanecer en
las bases de datos de SERVIPARAMO.
9. Recepción de Preguntas, Quejas, Reclamos y Consultas:
Para PQR recibidos por medio físico o mediante mail: Se adoptará e implementará el Formato Único de Recepción de Peticiones, Quejas y Reclamos el cual deberá ser
descargado de la página web de SERVIPARAMO. El formato deberá ser enviado por correo postal a la VIA 40 # 75 – 95 en la ciudad de Barranquilla, o al siguiente correo
electrónico: notificaciones@serviparamo.com.co . Los tiempos de respuesta serán de diez (10) días hábiles para consultas y de quince (15) días hábiles para reclamos. b)
Recepción de consultas, peticiones y reclamos a través del Call Center: La

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Operadora una vez escuche la solicitud del usuario, deberá solicitar su autorización para la recepción de sus datos personales, no sin antes darle el derecho de consultar el Aviso
de Privacidad publicado en la página web de SERVIPARAMO www.serviparamo.com.co Las consultas, peticiones y reclamos recibidos por este
medio serán tramitados por la compañía y su respuesta será dada por escrito a la dirección de notificación aportada por el titular. Los tiempos de respuesta serán de diez
(10) días hábiles para consultas y de quince (15) días hábiles para reclamos. c) Solicitud para conocimiento, actualización y rectificación de datos personales: Esta procederá
frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado por el
titular. La solicitud que realice el titular sobre el particular, deberá ser enviada por correo postal a la VIA 40 # 75 – 95 en la ciudad de Barranquilla, o al siguiente correo electrónico:
notificaciones@serviparamo.com.co Los tiempos de respuesta serán de diez (10) días hábiles para consultas y de quince (15) días hábiles para reclamos. d) Solicitud para
revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato: Esta procederá a solicitud del Titular (excepto en los casos donde la ley señala expresamente que no procede) o cuando
la Superintendencia de Industria y Comercio así lo determine, previa verificación del incumplimiento por parte de SERVIPARAMO de los principios, derechos y garantías
constitucionales y legales. Los tiempos de respuesta serán de diez (10) días hábiles para consultas y de quince (15) días hábiles para reclamos. e)Reclamos por inexactitud o incumplimiento de obligaciones: El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando
consideren que se ha presentado un incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar reclamo ante SERVIPARAMO por correo postal a la VIA 40 # 75 – 95 en la ciudad de Barranquilla, o al siguiente correo electrónico: notificaciones@serviparamo.com.co dicho reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a SERVIPARAMO, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la
dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días
siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la
información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien
corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor
a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días
hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al
interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al
vencimiento del primer término. Cuando exista un reclamo, SERVIPARAMO deberá informar a los terceros con quienes hubiere compartido los datos
personales que están siendo objeto de reclamo, que dicho reclamo existe y que se encuentra en trámite. Adicional a lo anterior, deberá insertar en la base de datos la
leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del
dato personal; Mientras la información este siendo controvertida por su titular ante la autoridad, SERVIPARAMO no podrá circularla con terceros.

10. Comité de Privacidad:
Con el fin de dar cumplimiento a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013, se crea el Comité de Privacidad. Este comité
está conformado por el Director del Sistema Integrado de Gestión (SIG), el Director de Compras, el Director de Gestión Humana y el Oficial de Privacidad
(Directora de Contratación y Asuntos Legales). Sus funciones son las siguientes:

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN CONFIDENCIAL CONTENIDA EN BASES DE DATOS
1. Proveer los mecanismos para que los procesos y controles estén diseñados para velar por la protección de datos personales buscando salvaguardar la
solicitud de autorización para el tratamiento de datos personales, el cumplimiento de la política de tratamiento de la información, el cumplimiento de las políticas de
cada área sobre habeas data, el funcionamiento de los métodos de consulta y respuesta sobre solicitudes asociadas a datos personales, incluyendo su supresión.
2. Resolver consultas del Grupo de Respuestas de Incidentes Informáticos y de las distintas áreas de la compañía sobre el tratamiento de datos personales.
3. Solicitar modificaciones a los procesos internos de las distintas áreas de la compañía con el fin de mantenerlos alineados con las normas de habeas data y la
Política de Tratamiento de la Información de SERVIPARAMO.
4. Estudiar las solicitudes de autorización de las distintas áreas de la compañía para compartir con terceros datos personales capturados por SERVIPARAMO.
5. Definir los programas de capacitación y entrenamiento, junto con su periodicidad, que sean requeridos por el personal y contratistas de SERVIPARAMO.
6. Revisar los resultados de las auditorías internas y externas realizadas sobre el tratamiento de datos personales y establecer planes de acción frente a sus
resultados. El Comité de Privacidad sesionará cada 6 meses o en cada oportunidad que se requiera. El encargado de realizar las convocatorias para las
reuniones es el Oficial de Privacidad.
11. Actualización de esta Política:
SERVIPARAMO se reserva el derecho de actualizar la presente Política cuando así lo requiera de acuerdo a sus procedimientos internos y ejercicio de sus
actividades. Cuando sea actualizada, deberá informarlo a través de medios idóneos a los titulares de los datos contenidos en sus bases de datos, previo a su
implementación.
12. Fecha de entrada en vigencia de la Política:
La presente política es publicada el día 02 de Mayo de 2018 publicada por SERVIPARAMO en la página de internet www.serviparamo.com.co